2015-04-01

Pourquoi les RH doivent adopter des mesures et l’analyse prédictive

Dr John Sullivan and de Drake International

« Sachant l‘importance du talent et des employés, il est temps d’aller au-delà de l’instinct, de l’intuition et de la sagesse des anciens lorsque nous prenons des décisions qui concernent les employés. Si vous n’utilisez pas de données ni d’analyse de vos effectifs pour prendre vos décisions concernant vos ressources humaines, il se peut que vous soyez en retard et sur le point de perdre votre avantage concurrentiel. Les RH travaillent avec les dirigeants de la compagnie aux premières lignes, les analyses deviennent prépondérantes pour prendre de bonnes décisions en ce qui concerne la planification des effectifs, le recrutement, la rémunération, les programmes de formation et le déploiement du personnel essentiel. » Ce passage de Human Capital Trends 2011 – Revolution/Evolution de Deloitte résume rapidement les raisons pour lesquelles l’analyse est importante.

« Actuellement, seuls 4% des services de RH utilisent une forme quelconque d’analyse prédictive » disait Josh Bersin de Bersin by Deloitte, un cabinet de recherche et de conseil. Cependant, les compagnies se concentrent de plus en plus sur l’analyse des effectifs : un sondage de dirigeants d’entreprise de ce cabinet démontre que « plus de 60% des organisations augmentent leur investissement en analyse des talents ».

Le travail de Drake concernant l’analyse des effectifsToute compagnie doit être capable de prendre des décisions éclairées. Toutefois, les investissements de nombreuses organisations dans la saisie et l’analyse de données ne sont pas encore aussi importants que ceux réalisés dans d’autres domaines, tels que les finances ou le service des achats. Comme Bersin l’indiquait, cela change et un pourcentage élevé de compagnies augmente maintenant leur investissement en analyse des effectifs.

Puisque Drake est axée sur les besoins des clients et sur l’innovation, nous avons ajouté Drake Synergizer Analyse des Effectifs à notre série de solutions de gestion des talents. Cette solution d’analyse des effectifs unique, hautement visuelle et dans le nuage, donne aux services des RH une analyse des effectifs précise et multidimensionnelle grâce à des scenarios en temps réel qui fournissent des informations importantes sur l’investissement en capital humain de l’organisation.

Ce qui rend Drake Synergizer unique est son tableau de bord d’analyse des effectifs qui donne vie aux données de statistiques et donne des détails sur les effectifs où et quand vous en avez besoin.

Notre tableau de bord est la seule plateforme qui fournisse les avantages suivants :

• L’analyse predictive

Reliez les points en ce qui concerne les données dans votre compagnie toute entière (finance, renseignements commerciaux, ressources humaines et plus) d’une manière qui puisse être comprise par tous.

• Les états financiers du capital humain

Mesurez le rendement de vos investissements en capital humain en intégrant les aspects financiers aux principales mesures de gestion des talents pour quantifier l’impact sur les profits du recrutement, de la productivité, du roulement, des changements de tendances et autre.

• Les scenarios de simulation

Utilisez le tableau de bord pour effectuer des analyses prédictives faites en fonction des coûts, comprenant les prévisions et la planification des effectifs.

• Une solution abordable pour les petites entreprises comme pour les grandes

Personnalisez cette solution économique pour vos besoins d’affaires et à un prix que vous pouvez vous permettre.

Le tableau de bord d’analyse des effectifs Drake Synergizer aide les dirigeants tournés vers l’avenir en donnant un sens vrai aux chiffres, de façon à fournir des vues importantes en ce qui concerne le rendement de leurs investissements en capital humain. Une meilleure compréhension et des renseignements commerciaux puissants permettant aux dirigeants d’entreprise de prendre de meilleures décisions concernant leurs employés.

 

Le Docteur John Sullivan, professeur de gestion à l’université San Francisco State, est l’auteur de nombreux travaux sur l’analyse des effectifs. Ci-dessous, il partage avec nous ses vues sur l’importance de l’analyse des effectifs et des RH.

Pourquoi les RH doivent adopter les mesures et l’analyse prédictiveUne étude de 2013 du groupe de la Harvard Business Review a conclu que les compagnies à la pointe qui géraient le mieux leurs effectifs en utilisant les analyses voyaient leurs profits augmenter jusqu’à 65%. Un sondage de 2013 de l’AMA et de l’i4cp s’est adressé aux plus gros utilisateurs d’analyses et de mesures du monde des affaires. Il en ressort que la finance est le plus gros utilisateur des analyses et des mesures. L’équipe de direction est deuxième parce que, tout comme la finance, elle demande aux HR plus de mesures et d’analyses. Les RH elles-mêmes sont dernières, avec seulement la moitié de leurs fonctions classifiées comme grosses utilisatrices des analyses. Les fonctions d’affaires restantes (les opérations, la recherche et le développement, le marketing et les ventes) avaient toutes un pourcentage d’utilisation de mesures avancées plus élevé que celui des RH.

Les raisons pour lesquelles les fonctions des RH liées aux talents doivent adopter les mesures et une façon de prendre les décisions basée sur les données

• Pour améliorer les résultats d’affaires et augmenter les profits : Comme indiqué par les résultats du sondage, les profits d’une organisation peuvent être dramatiquement améliorés par l’analyse des effectifs et des RH.
• Pour démontrer votre impact sur les affaires : En travaillant de pair avec le bureau du directeur financier, il est possible de quantifier l’impact en dollars que les actions des RH ont sur les objectifs d’affaires. Quantifier l’impact en dollars facilite la comparaison du vôtre à celui d’autres services plus visibles.
• Pour influencer les gestionnaires et la direction : Les directeurs et gestionnaires sont souvent très avides de chiffres, donc les chiffres peuvent être utilisés pour les influencer et changer leurs comportements. Comme ils disent chez Google, « le plus gros avantage d’utiliser des données pour convaincre les gestionnaires est qu’il est très difficile pour eux de les contester. Pour la plupart des gens, simplement connaitre cette information leur fait changer de comportement ».
• Pour réduire le taux d’erreurs : Parce que les chiffres soulignent les erreurs, les utiliser et les distribuer mettra bien en évidence les erreurs importantes faites, et les mauvaises décisions prises par le service des RH, y-compris les mauvaises embauches, le roulement qui aurait pu être évité, et les licenciements retardés.
• Pour concentrer tout le monde sur les bonnes choses : Choisir ce qui doit être mesuré et ce qui ne doit pas l’être permet à tout le monde de savoir ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
• Pour savoir si les méthodes actuelles des RH fonctionnent : Les chiffres peuvent aider les meneurs des RH à savoir lesquels parmi leurs programmes et outils fonctionnent bien et lesquels ne fonctionnent pas, de sorte qu’ils puissent arrêter de les utiliser ou les améliorer.
• Pour évaluer l’efficacité des nouveaux programmes : Tous les programmes de nouveaux employés devraient avoir des objectifs et des indicateurs de performance, de sorte que les meneurs de ces programmes et les directeurs puissent rapidement se rendre compte de leur efficacité.
• Pour faire en sorte que le service des RH fonctionne plus comme une affaire et soit plus concentré sur les résultats : La plupart des unités opérationnelles sont passées à la prise de décisions basée sur les données il y a très longtemps. Lorsque le service des RH fera enfin aussi ce changement, l’utilisation des chiffres le rendra similaire à une affaire et le forcera à se concentrer sur les résultats.
• Pour pouvoir répondre « je sais » : Pour donner des conseils éclairés, l’utilisation de chiffres permet aux RH d’utiliser des données pour prendre de bonnes décisions et savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
• Pour consacrer des ressources aux domaines qui ont une incidence importante : Une fois que les RH connaissent les programmes qui ont l’incidence la plus importante, elles peuvent allouer leur budget et personnel précisément aux domaines où ils auront le plus fort impact.
• Pour accélérer et améliorer la cohérence des décisions au sujet des employés : En recueillant et rapportant régulièrement les données, les prises de décision des RH seront plus rapides, plus cohérentes et plus justes. Et parce que la plupart des données sont conservées électroniquement, il sera beaucoup plus rapide et facile pour tous les décisionnaires, quelle que soit leur localisation, d’accéder aux mêmes données et informations.
• Pour augmenter les fonds mis à disposition et le soutien des dirigeants : Puisque les présidents du directoire adorent les chiffres, en incorporer dans les plans et propositions des RH augmente les chances d’obtenir du soutien et des fonds de la part de la direction. En rapportant le rendement d’investissement de chaque programme d’employés, les RH seront capables de comparer leur efficacité à celle d’autres services de la compagnie.
• Pour permettre aux RH d’utiliser le langage et la logique du directeur financier : Les chiffres forcent les employés des RH à parler la langue des affaires (celle des dollars et des données) et à présenter les informations de la même façon que les autres services de la compagnie.

Comment augmenter l’efficacité de vos mesures grâce à l’analyse prédictiveLes données des RH informent sur ce qui s’est déjà passé. Par contre, l’analyse prédictive se penche sur les données passées et présentes pour révéler des tendances qui peuvent vous permettre de prédire précisément des problèmes de gestion des employés et des opportunités.

Pour convaincre vos dirigeants à commencer à faire des analyses prédictives, vous pouvez leur donner les onze raisons suivantes qui démontrent qu’elles en valent la peine.

1. Elles vous font initialement prendre conscience de changements des tendances historiques : Les données anticipées commencent en cherchant des tendances, de façon à vous indiquer les tendances historiques qui continueront et celles qui changeront. Ces informations peuvent informer les décisionnaires qu’il est possible que leurs programmes de RH actuels ne fonctionnent plus. 

2. Elles vous permettent d’arrêter d’essayer de deviner l’avenir : Les meneurs des RH peuvent réduire les conjectures et prendre à la place des décisions éclairées sur ce qui arrivera probablement. 

3. Elles vous préviennent. Ainsi vous avez le temps de préparer un plan : Un monde qui évolue rapidement présente de nombreuses possibilités de surprises venant d’évènements imprévus. Puisque les analyses prédictives sont tournées vers l’avenir, elles vous disent ce qui est sur le point de se produire. Et comme les gestionnaires sont alertés à l’avance, ils ont le temps de préparer un plan pour réduire les dommages ou même éviter le problème entièrement. Elles peuvent aussi prévenir les décisionnaires d’opportunités positives à venir concernant les employés, comme une période de compétition amoindrie pour le recrutement des meilleurs employés, qui vous permettra de trouver d’excellents collaborateurs plus aisément pour vos postes vacants. Vous réduirez énormément vos dépenses parce que vous résoudrez les problèmes avant qu’ils ne prennent des proportions démesurées.

4. Elles vous donnent l’opportunité d’être stratégique : Être stratégique implique d’être tourné vers l’avenir. Donc effectuer des analyses prédictives peut démontrer à la direction que vous agissez de façon stratégique en prévoyant, évaluant les risques et préparant l’avenir. Les données stratégiques sont prévisionnelles, elles rendent donc possible l’intégration d’éléments du plan des RH dans le plan d’affaires stratégique. 

5. Elles vous permettent de comprendre les raisons des changements : Les meilleures analyses prédictives ne font pas que présenter les facteurs qui changent. Elles indiquent aussi les raisons de ces changements, de sorte que les décisionnaires puissent mettre en place les solutions qui traitent le mieux les causes profondes du problème. 

6. Elles augmentent les chances de prise d’action par les décisionnaires : Les analyses prédictives puissantes sont conçues spécifiquement pour augmenter la prise d’action des dirigeants, car les directeurs sont plus enclins à agir lorsqu’ils les lisent. Les données chiffrées puissantes indiquent aux décisionnaires l’impact sur les affaires avec le coût estimé des problèmes potentiels, le coût de ne rien faire ou de retarder l’action et les actions qui auront la plus haute probabilité de résoudre le problème prévu. 

7. Elles réduisent le temps nécessaire pour répondre aux questions de la direction : Dans un monde où tout va très vite, il est vital de prendre des décisions rapidement. La plupart des méthodes d’analyse prédictive sont électroniques, plus intégrées et plus complètes que les mesures traditionnelles des RH. Le temps nécessaire pour répondre à la question d’un décisionnaire peut donc être dramatiquement réduit. 

8. Elles permettent d’essayer plusieurs approches : Les techniques avancées d’analyse donnent aux décisionnaires la possibilité de développer des scenarios qui leur permettent d’essayer plusieurs alternatives et de changer les contraintes et les assomptions pour voir en quoi les résultats changeraient. Ces scenarios peuvent enthousiasmer les décisionnaires tout en leur permettant d’éviter les grosses erreurs car les nouvelles approches ont été simulées mathématiquement auparavant. 

9. Elles fournissent un avantage concurrentiel à votre compagnie : Si ceux avec qui vous êtes en concurrence pour le recrutement des meilleurs employés ne mettent pas en place l’analyse prédictive, les prédictions dont disposent vos décisionnaires peuvent donner à votre compagnie un avantage de recrutement et un avantage concurrentiel. 

10. Elles couvrent tous les domaines essentiels concernant les employés : Les données prévisionnelles peuvent vous alerter dans tous les domaines importants concernant les employés, y-compris le recrutement, la rétention, la direction, la gestion de la performance et les mouvements internes. 

11. Elles vous indiquent les nouvelles relations de la gestion des talents : Les données prévisionnelles peuvent révéler de nouvelles relations entre des facteurs qui n’existaient pas auparavant. Par exemple, la mise en place d’une politique par laquelle les employés à temps partiel doivent travailler 30 heures par semaine pour éviter les coûts d’assurance sociale pourrait avoir l’effet imprévu de considérablement gêner le recrutement et d’augmenter le roulement dans des postes qui n’avaient pas ces problèmes de recrutement ou de rétention auparavant.

En résuméSi vous hésitez à mettre en place l’analyse traditionnelle ou prédictive, leurs nombreux avantages devraient vous convaincre qu’il est temps d’agir. Dans le monde des affaires où chaque service prend ses décisions en fonction de données, les RH et la gestion des talents ne peuvent plus se permettre d’être perçues comme étant à la traine dans ce domaine essentiel. Au lieu de deviner, il est temps de savoir assurément ce qui est sur le point de se produire dans le domaine de la gestion des talents.

Les données essentielles oubliées par le processus de recrutementDemandez à vos directeurs s’ils mesurent régulièrement les indicateurs ci-dessous qui sont oubliés par le service de recrutement. Vous serez probablement surpris(e) de constater que beaucoup des indicateurs essentiels dans d’autres fonctions n’existent tout simplement pas, ou ne sont que des paroles en l’air dans le recrutement. Parce que tant d’autres services les font déjà régulièrement, il est difficile de déclarer que les nombreuses omissions présentées ci-dessous sont trop difficiles à mettre en place. Ce sont les données que nous ne nous donnons pas la peine de calculer vis-à-vis du recrutement :

Nous ne mesurons pas le taux d’échec des nouvelles embauches : Bien qu’il soit indiqué que le taux d’échec du processus de recrutement aille jusqu’à 46%, les services de recrutement ne définissent pas l’échec du processus et ne le mesure pas.

Nous ne calculons pas le taux de réussite des nouvelles embauches, la qualité des recrues en fonction de leur performance à l’emploi : Les services d’acquisition de talent mesurent rarement le pourcentage d’amélioration de la performance des nouvelles recrues d’une année par rapport à celles de l’année précédente.

Même lorsque nous calculons la qualité des embauches, nous n’utilisons pas cette information pour améliorer le recrutement : Environ 30% des compagnies mesurent la qualité des recrutements, mais quasiment aucune n’utilise ces données pour identifier les facteurs qui prédisent le succès d’une  nouvelle recrue dans un poste donné.

Nous ne calculons pas le rendement d’investissement du service de recrutement : Le rendement d’investissement (le nombre de dollars gagnés par rapport au nombre de dollars dépensés) est la mesure la plus couramment calculée dans les affaires. Mais comme le recrutement ne calcule pas son impact sur les affaires, les meneurs de services de recrutement ne peuvent rapporter que leurs coûts, isolément.

Nous ne quantifions pas notre incidence totale sur les affaires en dollars : Tout service important calcule son impact total annuel sur les objectifs corporatifs comme le chiffre d’affaire, les profits, la satisfaction des clients ou la productivité. Cependant, le recrutement néglige de donner une valeur en dollars à ses résultats.

Nous ne mesurons pas continuellement les taux de satisfaction des utilisateurs : Il est rare qu’un service de recrutement corporatif mesure continuellement la satisfaction de chaque groupe  d’utilisateurs vis-à-vis du processus de recrutement, y-compris les prospects, les postulants, les candidats, les nouvelles recrues et les gestionnaires recruteurs.

Nous ne fournissons que des données historiques et aucune analyse prédictive : Toute donnée du service de recrutement est historique, c’est-à-dire qu’elle n’indique que ce qui s’est passé le mois dernier ou l’année passée. Les autres services ont appris que pour améliorer leurs décisions, ils ont besoin de données en temps réel qui indiquent ce qui se passe aujourd’hui même. Pour être tourné vers l’avenir, le service de recrutement doit lui aussi développer des analyses prédictives afin d’éviter les surprises.

Nous ne calculons pas les conséquences cachées et imprévues des réductions de coûts trop importantes : La plupart des dirigeants sont des experts pour limiter les restrictions budgétaires de leur service. Ils influencent souvent leurs supérieurs en calculant les conséquences négatives (souvent partiellement cachées) des réductions de coûts trop importantes. Par exemple, les directeurs pensent qu’ils économisent de l’argent en réduisant le budget du service de recrutement, mais ces économies disparaissent rapidement si la formation de moindre niveau qui a fait « économiser » 10 000 $ a pour conséquence l’embauche d’un représentant des ventes qui vend 20 000 $ de moins chaque mois.

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Utilisé avec la permission du Dr John Sullivan, professeur de gestion à l’université San Francisco State. C’est un meneur d’opinion dans le domaine de la gestion stratégique des talents et des pratiques de ressources humaines. Pour de plus amples informations, envoyez-lui un courriel à [email protected] ou visitez www.drjohnsullivan.com.