Engagement et responsabilités de Drake à l’égard de la protection des renseignements personnels et de la vie privée

Drake International, Inc. (Drake) s’ engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Ce document vise à informer de la façon dont Drake recueille, utilise et transmet vos renseignements personnels aux fins de recrutement, de placement temporaire et de formation/certification pour nos entreprises. Drake est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés. Nos employés et nos associés connaissent l’importance de la protection des renseignements, ils sont individuellement responsables des renseignements sous leur contrôle. Notre agent du service de la protection de la vie privée s’occupe de coordonner le respect de la conformité avec les lois fédérales et provinciales en la matière.

 

Vos renseignements personnels

De façon générale, les renseignements personnels se définissent comme toute pièce d’information, factuelle ou subjective, à propos d’un individu identifiable. Le nom, l’adresse, la date de naissance, les coordonnées, les compétences, l’éducation, le parcours professionnel, les qualifications, les aptitudes, le CV, les données sur le salaire et les avantages sociaux, les renseignements issus de vérifications comme les antécédents judiciaires ou la solvabilité, les renseignements bancaires, le numéro de permis de conduire, les informations à propos des loisirs et des intérêts sont des exemples de renseignements personnels que pourrait détenir Drake, y compris les renseignements à vote sujet issus d’évaluations de compétences, de personnalité ou d’aptitudes.

 

Raisons de la collecte de renseignements personnels

Drake offre des services de recrutement permanent qui correspondent aux besoins des employeurs (les clients) et des candidats en trouvant la bonne personne pour le bon poste. Les renseignements personnels fournis à Drake sont utilisés pour évaluer les compétences pour des postes temporaires ou permanents auprès de Drake ou de ses clients. Des renseignements personnels sont aussi recueillis pour les candidats embauchés par Drake ou pour les postes temporaires dans le but d’offrir le service de paie. Lorsqu’un candidat devient employé de Drake, ses renseignements personnels et ceux de ses bénéficiaires sont recueillis aux fins du programme d’avantages sociaux. Seuls les renseignements nécessaires aux raisons énoncées sont recueillis.

 

Manière de recueillir les renseignements personnels

Pour les raisons susmentionnées, Drake recueille les renseignements personnels de diverses manières, notamment :

• Par téléphone ou dans les documents comme les demandes d’emploi ou les CV, par courriel ou directement sur des documents imprimés.
• Lors d’entrevues en personne, en vidéoconférence ou au téléphone.
• Lors d’entretiens avec les personnes mises en référence.
• De la part de clients à qui des services sont fournis dans le cadre de placements temporaires.
• Par des tests d’aptitudes et par l’interprétation des résultats de ces tests.
• Lors de visites sur le site Web (coordonnées ou adresse courriel par exemple).

 

Renseignements personnels recueillis par l’entremise de tiers

Drake recueille des renseignements personnels d’autres sources, par exemple : Google, Facebook et autres fournisseurs de services.

Si vous prenez contact avec Drake par l’entremise du service d’un tiers, le tiers transmettra vos renseignements personnels à Drake, par exemple les renseignements de votre profil, selon les renseignements que ce tiers contrôle ou selon les autorisations que vous aurez accordées par vos réglages de confidentialité avec ce service.

Renseignements sur les antécédents. Dans la mesure permise par la loi, Drake peut notamment obtenir des rapports d’antécédents judiciaires ou d’autres informations concernant vous ou votre passé. Drake a le droit d’utiliser vos renseignements, comme votre nom complet et votre date de naissance pour obtenir de tels rapports.

Références. Si une personne vous recommande à Drake (un autre candidat, un ami ou un collègue par exemple), cette personne peut soumettre des renseignements personnels à votre propos, notamment votre adresse courriel ou d’autres coordonnées pour vous joindre.

Autres sources. Dans la mesure permise par la loi, Drake pourrait recevoir davantage de renseignements à votre propos de la part de tiers, autres fournisseurs de service ou partenaires comme des références, des données démographiques, des renseignements visant la détection de la fraude ou des préoccupations en matière de sécurité; Drake pourrait jumeler ces renseignements avec ceux déjà en sa possession. Par exemple, Drake pourrait recevoir des résultats de vérification d’antécédents judiciaires ou un avertissement de fraude de la part des services de vérification d’identité dans le cadre d’efforts pour la prévention des fraudes et pour l’évaluation du risque.

 

Utilisation des renseignements personnels

Les employés et associés de Drake (tels que définis ci-dessous) utiliseront vos renseignements personnels pour déterminer votre aptitude à occuper un emploi auprès de Drake ou d'un client de Drake.

Drake transmettra vos renseignements personnels à ses clients pour le recrutement à des postes spécifiques, pour lesquels nous pensons que vous pourriez convenir ou pour fournir vos services à des clients, en tant qu'employé temporaire. Les renseignements transmis aux clients constitueront toutes les informations personnelles requises pour une prise de décision éclairée.

Drake pourrait aussi transmettre vos renseignements personnels aux tiers suivants :

• Des organisations qui fournissent des services essentiels à Drake, comme des entreprises à qui certaines fonctions d'affaires, ou certains processus, sont impartis; ou à d'autres entreprises avec lesquelles nous collaborons pour un projet de recrutement conjoint. Dans ce cas, Drake tentera de faire en sorte que toute entreprise protège les informations personnelles fournies, conformément aux lois sur la vie privée;
• Vos références, lorsque nous faisons des vérifications;
• Votre institution financière (ou d'autres), pour le versement de votre salaire et vos avantages sociaux;
• Les services du gouvernement ou les agents responsables de l’application de la loi;
• Les entreprises de Drake, et toute entreprise où Drake effectue une réorganisation corporative ou d'affaires;
• Les partenaires/associés de Drake (soit toute entité juridique qui fournit à Drake les mêmes services que les consultants en recrutement employés par Drake);
• Les organisations ou services du gouvernement qui effectuent des vérifications d'antécédents, y compris les vérifications de solvabilité, de casier judiciaire et de scolarité;
• Toute autre personne ou organisation non mentionnée ci-dessus, à laquelle vous avez spécifiquement donné votre accord à Drake pour la transmission de vos informations personnelles.

Les renseignements personnels des candidats ou des visiteurs du site Internet peuvent être utilisés pour les raisons suivantes :

• Envoyer des messages promotionnels, du marketing, des publicités et d’autres renseignements choisis selon vos préférences et faire de la publicité sur les médias sociaux par l’entremise des plateformes de médias sociaux;
• Personnaliser, évaluer et améliorer nos activités publicitaires;
• Offrir des programmes de références ou d’autres activités promotionnelles commanditées par Drake ou ses partenaires/tiers;
• Analyser des caractéristiques et des préférences pour mieux cibler les messages promotionnels, le marketing, la publicité et les autres informations susceptibles de vous intéresser;
• Faire connaître des occasions pertinentes pour vous.

 

Témoins

Les témoins (ou « cookies ») représentent la façon normalisée d’enregistrer des éléments d’information sur un client Internet (c'est-à-dire le navigateur Internet de votre ordinateur). Tout serveur (y compris celui-ci) peut :

• enregistrer un ou plusieurs témoins dans votre navigateur;
• demander à votre navigateur de transmettre les données au serveur.

Le présent site Web peut enregistrer des témoins pour éventuellement récupérer des informations qui permettront de mieux vous servir lors d’une visite subséquente du site. Avec les témoins, les sites Web obtiennent des informations sur la façon dont le visiteur utilise le site, et fournissent des informations personnalisées ou même un mot de passe de protection. Notez que certains navigateurs peuvent être configurés pour donner à des serveurs autres que celui d'origine, l'accès aux témoins. Veuillez aussi noter que la plupart des navigateurs peuvent aussi être configurés pour prévenir l'utilisateur lorsqu'un témoin est reçu, pour permettre de soit l'accepter ou de le rejeter. Pour plus d'information sur les témoins, consultez le site Web du développeur de votre navigateur.

Veuillez noter que certains serveurs peuvent aussi permettre à un témoin d'être sauvegardé dans votre ordinateur. Si votre navigateur n'est pas listé ci-dessus, veuillez consulter votre manuel d'utilisation ou le manufacturier.

 

Fondement juridique pour la collecte de renseignements personnels

a. Consentement: Au moment où nous recueillons vos informations personnelles (comme indiqué ci-dessus), nous vous demandons de consentir à nous laisser les utiliser, et de confirmer votre consentement. Si vous fournissez des informations complémentaires plus tard, Drake présume que le consentement que vous nous avez initialement donné s'applique aussi à ces nouvelles informations, tant que les raisons d’utilisation correspondent à celles susmentionnées ou à celles énoncées par un représentant de Drake. Le consentement peut être exprimé (oralement ou par écrit) ou sous-entendu, par exemple lorsque vous nous envoyez des informations personnelles que nous n'avons pas demandées, sur papier ou sur support électronique. Vous pouvez retirer votre consentement en écrivant à notre bureau de la vie privée.

Si vous avez reçu ce document sur papier, nous vous demandons d'en signer un exemplaire pour signifier votre consentement. Si vous le recevez par courriel, en réponse à l’envoi de renseignements personnels non sollicités, votre consentement sera présumé; vous n'avez donc pas à nous retourner quoi que ce soit.

Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient utilisés pour une utilisation précise ou si vous ne souhaitez pas recevoir de courriels, vous pouvez nous envoyer un courriel pour nous en faire part. Si Drake souhaite recueillir des informations personnelles à votre sujet (comme votre nom, vos coordonnées, et d'autres renseignements pour vous enregistrer) par l’entremise d’Internet :

• Drake vous demandera expressément les renseignements personnels souhaités;
• Drake vous informera de la façon dont l’entreprise utilisera les renseignements personnels fournis à sa demande. Par exemple, les renseignements personnels pourraient servir à personnaliser nos informations, services et produits; à nous permettre d’identifier la personne avec qui nous communiquons ou à vous donner davantage d’informations sur nos services et produits ou bien sur ce site Web;
• Drake ne transmettra pas vos renseignements personnels à d’autres personnes ou entités à moins que la transmission ne soit conforme aux présentes responsabilités de Drake en matière de confidentialité.

b. Fins commerciales légitimes: Les renseignements personnels sont aussi utilisés à des fins commerciales légitimes pour la gestion des activités quotidiennes de l’entreprise, notamment, mais sans s’y limiter, la gestion financière, la planification d’affaires et l’établissement de prévisions, la sécurité, la prévention de la fraude et la conformité avec les exigences juridiques et réglementaires.

c. Réalisation d’un contrat: Pour les personnes embauchées par Drake et pour le personnel temporaire, à des fins d’exécution des obligations relatives au contrat avec un client ou avec vous.

 

Utilisateurs étrangers

Drake conserve des renseignements sur les utilisateurs du site Web et sur les utilisateurs provenant de serveurs situés aux États-Unis. En utilisant les services, le visiteur consent à ce que ses renseignements soient sauvegardés au Canada. Le visiteur qui a recours aux services à l’extérieur du Canada ou à partir d’un pays de l’Union européenne doit savoir que ses renseignements personnels seront transférés et sauvegardés dans des serveurs au Canada et dans d’autres pays. La protection des données et les autres lois canadiennes ou étrangères ne sont peut-être pas aussi exhaustives qu’ailleurs.

En transmettant vos données ou en utilisant nos services, vous consentez à ce que vos renseignements soient transférés, sauvegardés et traiter par le Canada.

Comme décrit précédemment, Drake se réserve le droit de sous-traiter le traitement de vos données ou de transmettre vos données à des fournisseurs de services ou à des pays autres que votre pays de résidence, y compris les États-Unis, conformément aux lois applicables. Les tiers pourraient entre autres vous offrir des services, traiter des transactions ou s’occuper de services de soutien. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient transférés, sauvegardés ou utilisés ainsi.

En cas de transfert de vos renseignements personnels à une entité externe à l’Union européenne, Drake prendra les mesures nécessaires pour veiller à ce que les tiers protègent vos renseignements adéquatement et conformément à la présente politique de vie privée. Les mesures de protection comprennent la signature de clauses contractuelles types conformes aux lois de l’Union européenne et aux autres lois sur la protection des renseignements personnels régissant les transferts de données. Pour plus de détails sur les mécanismes de transfert, prière de communiquer avec nous, les coordonnées sont fournies à la fin de ce document.

Drake respectera les lois en matière de collecte de renseignements et de confidentialité du territoire de compétence d’où les renseignements sont recueillis. Les renseignements personnels des candidats provenant de l’extérieur du Canada seront transférés à Drake et à des agences de traitement de données au Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Les opérations informatiques de Drake sont présentement basées au Canada. L’Internet est toutefois en milieu large, sans frontière. La personne qui utilise le site Web et qui envoie à Drake des renseignements personnels de façon électronique consent à la transmission transfrontalière et internationale des données fournies, et ce, quel que soit le pays, même ceux ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat. La transmission de renseignements et de renseignements personnels par le site Web ou par courriel pourrait ne pas être sécuritaire. Considérant la nature et le fonctionnement inhérent d’Internet, toutes les transmissions Internet sont effectuées au propre risque de l’utilisateur.

Au besoin, l’utilisateur peut déposer une plainte aux autorités responsables de la protection des renseignements personnels de son pays. L’utilisateur peut aussi présenter un recours dans les tribunaux locaux s’il croit que ses droits ont été bafoués.

 

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d'accéder aux informations personnelles que nous possédons sur vous (sauf dans les cas d'exception prévus par la Loi), à la façon dont nous les utilisons et à qui nous les transmettons. Si vous souhaitez accéder à ces renseignements, veuillez nous contacter. Pour des raisons de sécurité, nous vous demandons de soumettre votre requête par écrit. Si vous faites plus de trois (3) demandes par année, une petite somme pourra vous être facturée pour les frais administratifs engagés pour chercher vos renseignements et vous y donner accès. Nous vous aviserons du montant au moment de la demande. Veuillez adresser toute requête d'accès à notre bureau de la vie privée.

En tout temps, vous disposez de ces droits :

• Accès – le droit de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous.
• Rectification – le droit de corriger des erreurs relativement à vos renseignements personnels.
• Suppression – le droit de demander que vos renseignements personnels soient supprimés.
• Restriction du traitement – le droit de limiter le traitement de vos renseignements personnels.
• Portabilité des données – le droit que vos renseignements personnels soient transférés à un tiers dans un format lisible par une machine.
• Refus – Le droit de vous objecter à la façon dont sont utilisés vos renseignements personnels.

Pour faire une demande visant à limiter l’utilisation et la transmission de vos renseignements personnels, veuillez nous faire parvenir le Formulaire de demande relative à l’utilisation des données (PDF). Dans certains cas, Drake pourrait avoir l’obligation de transmettre des renseignements personnels à la demande d’autorités publiques, y compris en matière de sécurité nationale ou de respect des lois.

 

Protection des renseignements

Drake prendra les mesures adéquates pour veiller à ce que les renseignements personnels fournis soient conservés de façon sécuritaire, que ce soit sur support électronique ou autre. Drake aura des ententes avec ses fournisseurs ou agents de tierce partie avant tout transfert exigeant que les renseignements soient protégés conformément au Règlement général sur la protection des données de l’UE. Tous les sous-traitants ou agents seront informés qu’ils ne doivent utiliser les renseignements personnels que pour les raisons énoncées par Drake. En cas de réception d’un transfert de renseignements personnels d’un membre de l’Union européenne par un tiers, Drake n’est pas responsable du traitement des renseignements par quelconque tiers autre que les sous-traitants choisis par Drake pour s’occuper du traitement des données.

Malheureusement, aucune transmission de données par Internet ne peut être complètement sûre. En conséquence, bien que Drake s'efforce de protéger ces renseignements, nous ne pouvons assurer ou garantir la sécurité d'aucune information que vous nous envoyez par courriel, ou par l'intermédiaire de nos produits ou services en ligne; vous le faites donc à vos propres risques. Une fois que nous recevons vos communications, nous effectuons toutes les démarches raisonnables pour préserver l'intégrité de ces informations dans nos propres systèmes. Si vous avez un code identifiant ou un mot de passe pour ce site, vous êtes le seul responsable d'en préserver la confidentialité. De plus, vous êtes entièrement responsable de toute activité qui se produirait sous votre code identifiant. Vous consentez à notifier Drake immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre code identifiant ou de votre mot de passe, ou de toute autre infraction à la sécurité qui viendrait à votre attention.

 

Conservation des renseignements

Nous comptons sur vous pour nous prévenir de tout changement de renseignements personnels que vous jugez important, pour nous permettre de garder ces renseignements à jour. Si nous jugeons que vos informations personnelles ne sont plus utiles pour aucune des raisons mentionnées plus haut, nous ferons les démarches raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire ou les rendre anonymes. Certaines informations personnelles doivent être gardées pour des durées spécifiques en conformité avec diverses lois.

 

Préoccupations

Si vous croyez que Drake a recueilli, utilisé ou transmis vos renseignements personnels de façon inadéquate, vous avez le droit de porter plainte. Pour ce faire, vous pouvez écrire à notre bureau de la vie privée et vous aurez droit à une réponse dans les trente jours. Si vous pensez qu'une action supplémentaire est nécessaire pour traiter votre plainte, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée à Ottawa.

 

Nous joindre

Sur demande, nous rendrons disponibles des informations spécifiques sur nos politiques, pratiques et procédures en matière de protection des renseignements. Pour toute préoccupation ou pour amorcer les étapes pour accéder à vos renseignements personnels, prière d’écrire à notre bureau de la vie privée à l’adresse suivante :

Agent du service de la protection de la vie privée
Drake International Inc.
77 King St. West, bureau 4330
PO Box 266
Toronto, Ontario M5K 1H6