2012-10-15

11 stratégies certaines d’écourter les réunions

Drake Editorial Team

Imaginez si vous aviez le pouvoir d’écourter les réunions. Vous donneriez aux gens ce dont ils ont le plus besoin : plus de temps

Vous seriez un héro. Ce pouvoir est à portée de main. Raccourcir une réunion n’est pas un tour de magie : Inutile d’être un directeur; il vous faut juste essayer les économiseurs de temps de réunion suivants.


1) Soyez prêt(e)Cela parait évident, mais ce n’est pas si courant. Tout le monde est trop occupé pour avoir le temps de se préparer. Les meneurs n’établissent pas d’ordre du jour, et le temps est perdu en discussions pour décider de la manière de procéder. Les participants ne font pas leurs devoirs et la réunion s’enlise dans des conjectures et des spéculations. Même la préparation logistique n’est souvent pas faite, et le temps s’envole pendant la recherche d’un chevalet, d’un projecteur ou de chaises supplémentaires. À l’inverse, être prêt(e) permet au groupe d’atteindre ses objectifs rapidement et efficacement.    


2) Démarrez la réunion à une heure inhabituelleTypiquement, les gens planifient les réunions pour les faire démarrer à l’heure pile ou à la demie heure. Cela permet aux gens de facilement prévoir des réunions consécutives. Mais cela entraine aussi des retards chroniques si les gens prennent un café ou vont à la toilette ou prennent leurs messages avant la réunion. C’est une perte de temps lorsque certains participants attendent les retardataires.


Une bonne stratégie pour résoudre ce problème est de commencer la réunion à une heure inhabituelle. Essayez de planifier votre réunion à 10h10 ou à 14h37. Le caractère étrange de l’heure de démarrage aide les gens à arriver à l’heure pour deux raisons. D’abord, ils ont le temps de finir ce qu’ils ont à faire entre les réunions. Ensuite, il y a de plus grandes chances qu’ils retiennent l’heure et qu’ils pensent qu’il doit y avoir une raison importante derrière cette heure précise


3) Faites en sorte que le but de la réunion soit clair et spécifiqueIl est très difficile pour un groupe de travailler rapidement lorsque ses membres ne savent pas ce qu’ils doivent accomplir. Le groupe a besoin d’une raison d’être et d’un but. Si ceux-ci n’existent pas, les membres gaspillerons énormément de temps à chercher cette direction. Un objectif clair donne de l’énergie au groupe, et lui permet de se concentrer et de ne pas gaspiller de temps (ou peu) à effectuer du travail qui n’est pas pertinent.


4) Ne prévoyez que le temps dont vous avez besoinSupposez que vous soyez sur(e) de pouvoir atteindre le but de la réunion en cinquante minutes. Convenez-vous d’une réunion de cinquante minutes? La plupart des gens prévoient une heure pour avoir un coussin, et finissent par utiliser l’heure complète. Le travail est étalé pour utiliser tout le temps alloué. Si vous pensez avoir besoin de cinquante minutes, prévoyez cinquante minutes. Cela forcera tous les participants à rester concentrés et à faire avancer la réunion comme prévu.


5) Utilisez un animateurSouvent, les réunions sont complètement stoppées lorsque les participants ont du mal à résoudre certains problèmes. C’est justement dans ces cas, qu’un animateur est utile. Sa principale responsabilité est d’empêcher les équipes d’être coincées. Les animateurs ont un éventail d’activités et de techniques pour guider un groupe outre une zone difficile, rapidement et avec un minimum de douleur et d’effort.


6) Utilisez un chronométreurLes réunions coutent cher. Comme toute autre dépense, le temps passé en réunions doit être géré de près. Les chronométreurs suivent le temps pour chaque point de l’ordre du jour. Ils préviennent lorsque le temps file et arrêtent le groupe à la fin de la période allouée. Ces tâches paraissent simples, mais un bon chronométreur doit avoir le courage d’interrompre une discussion lorsque le temps est écoulé.


7) Ne vous asseyez pasBien que ca paraisse fantaisiste, cette stratégie peut s’avérer efficace pour les réunions informelles. Pensez aux caucus de football. Leur but est très spécifique: Communiquer la prochaine tactique aux joueurs de l’équipe. Imaginez si l’équipe complète devait courir au banc et s’asseoir pour recevoir la prochaine tactique. Ça ralentirait le match. De même, se rendre à une salle de réunion et en revenir gaspillent un temps précieux. Ce n’est pas toujours nécessaire, et lorsque tel est le cas, il est possible qu’un caucus soit la meilleure solution.


8) Créez un stationnementLors de réunions, un stationnement est l’endroit où vous écrivez les idées, commentaires et problèmes qui ne sont pas directement à propos du sujet en cours. C’est un excellent outil qui permet de noter des idées potentiellement importantes, tout en gardant la réunion concentrée et sur la bonne voix.


9) Créez et respectez des règles de bases liées au tempsLes règles de base sont les pratiques que votre groupe s’accorde à respecter lors de ses réunions. Elles permettent au groupe de mieux gérer son temps :

  • Nous commençons à l’heure.
  • Nous ne finissons jamais en retard.
  • Nous ne nous attaquons qu’aux sujets que nous sommes prêts à affronter.
  • Nous nous en tenons à l’ordre du jour.


Nous ne nous réunissons pas sans raison claire.


10) Divisez le travail pour régnerLes groupes pensent souvent que chaque personne doit prendre part à chaque minute de la réunion. Cela n’est pas vrai. Supposons que vous avez une réunion avec quinze personnes et que vous souhaitiez évaluer trois concepts. Au lieu de faire en sorte que chaque personne évalue chaque idée, divisez le groupe en trois. Chaque groupe évalue un concept et présente ses trouvailles aux deux autres. Vous obtiendrez des résultats supérieurs en moitié moins de temps.



11) Améliorez continuellement vos réunionsIl y a une théorie de gestion qui dit que « vous améliorez ce que vous mesurez ». Mesurer la durée de vos réunions vous fournira de l’information de base pour vous aider à vous rendre compte de vos progrès. C’est un bon début, mais ce n’est pas assez. Il vous faut aussi penser à la façon d’améliorer votre performance. Répondre à une seule question à la fin de chaque réunion (et mettre en œuvre les réponses lors des réunions suivantes) peut vous aider. « Lors de cette réunion, qu’aurions-nous pu faire pour être plus efficaces? »


Les astuces ci-dessus sont juste quelques uns des nombreux moyens de raccourcir une réunion. Sur le plan conceptuel, elles sont toutes très simples. Ce qui est difficile, c’est d’avoir la discipline et le courage de les utiliser. Lorsque vous décidez si vous devez les essayer ou pas, souvenez-vous que vous n’avez rien à perdre, à part des heures et des heures de temps gaspillé.


Tom LaForce est un expert en réunions. Il aide ses clients à planifier et mener des réunions qui atteignent des résultats. Il écrit aussi de nombreux articles sur les façons d’améliorer les réunions, le travail d’équipe et l’efficacité organisationnelle affichés sur http://tomlaforce.com.

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