2017-21-09

Analytique des RH – Guide du débutant

Martin Luenendonk

Les ressources humaines (RH), traditionnellement axées sur la collecte et le repérage de renseignements sur les employés, ont beaucoup évolué; elles se servent maintenant des données pour établir des liens analytiques plus profonds au sein de l’entreprise.

Le présent guide explique l’essence de l’analytique des RH et les raisons pour lesquelles votre entreprise devrait prendre ce processus au sérieux. Il explique également les obstacles les plus fréquents à l’analytique des RH et propose cinq étapes pour initier votre entreprise.

 

Qu’est-ce que l’analytique des RH?

L’analytique des RH, aussi appelée analyse des talents, utilise les techniques d’exploration de données et d’analyse d’affaires aux fins de traitement des données des RH. Dans ce contexte, l’exploration de données consiste à étudier les bases de données établies pour créer de nouveaux renseignements. Les deux principaux objectifs de l’analytique des RH sont de fournir des renseignements et de déterminer les données clés.

Le premier objectif vise à fournir à l’entreprise des renseignements sur ses propres activités afin d’aider à la gestion efficace des employés. Par la suite, ces renseignements peuvent aider à l’atteinte efficace des objectifs d’affaires dans un échéancier établi.

Le deuxième objectif vise à aider à identifier les données recueillies par l’entreprise et à fournir des modèles afin de prédire les différentes façons pour l’entreprise de réaliser un rendement du capital investi (RCI) sur son capital humain.

De façon générale, l’analytique des RH permet de tirer le maximum du grand nombre de données des RH recueillies par une entreprise, notamment les données démographiques sur les employés et les dossiers de formation. Toutefois, l’analytique des RH peut vous aider dans l’analyse des données.

 

Pourquoi votre entreprise devrait-elle mettre l’accent sur l’analytique des RH?

Les décisions des RH sont souvent basées sur l’instinct professionnel et la conviction profonde. Le recrutement, par exemple, est souvent fondé sur le lien personnel établi entre les recruteurs et les candidats. Par contre, le fait de se fier à sa conviction profonde peut normaliser les mauvaises pratiques.

Ainsi, les injustices en milieu de travail peuvent passer inaperçues. Un bon exemple est l’écart salarial entre les hommes et les femmes. Des promotions et des récompenses peuvent être offertes aux employés de sexe masculin en raison d’une conviction profonde, au lieu de se fier aux données froides sur le rendement, par exemple. Les entreprises peuvent même penser qu’elles offrent le même salaire à tous, jusqu’à ce qu’elles se mettent à étudier les données réelles.

L’analytique des RH peut aider à améliorer le rendement et à prédire les modèles qui permettront d’atteindre un meilleur taux de réussite. Il y a moins de risque d’erreur humaine dans le processus décisionnel. Par exemple, l’amélioration de la gestion de la charge de travail peut gagner en efficacité lorsque des données sont utilisées pour démontrer les services ou les équipes qui portent le fardeau et ceux qui peuvent assumer davantage de responsabilités.

Il est prouvé que l’analytique des RH améliore la croissance de l’entreprise. TrainingZone, une publication anglaise sur l’apprentissage et le perfectionnement, a rendu compte des conclusions sur les meilleures performances d’une entreprise qui a utilisé l’analytique des RH pour améliorer son processus de recrutement. En analysant les données, l’entreprise s’est aperçue que les mesures clés traditionnelles d’éducation et de qualité des recommandations n’avaient pas d’incidence importante sur le rendement du candidat dans la productivité des ventes. En fait, ce sont les mesures comme les ventes importantes et la capacité de fonctionner sans structure qui ont permis d’augmenter le nombre de ventes. Lorsque l’entreprise a intégré les conclusions de l’analytique des RH à son processus de recrutement, ses ventes ont augmenté de façon considérable l’année suivante.

D’autres sondages ont démontré des résultats similaires en ce qui a trait à l’importance de l’analytique des RH pour le rendement global de l’entreprise. Un sondage réalisé par le MIT et IBM a permis de découvrir qu’une utilisation accrue de l’analytique des RH pouvait augmenter les ventes de 8 %, générer 24 % plus de revenus nets d’exploitation, et produire 58 % plus de ventes par employé.

 

Façons clés d’utiliser l’analytique des RH

Il existe de nombreuses façons d’utiliser l’analytique des RH, et les mesures importantes pour une entreprise dépendent de sa nature et de son secteur d’activité. Parmi les mesures clés des RH à analyser, comptons les suivantes :

• Taux de démission
• Temps pour recruter de nouveaux employés
• Taux de roulement (p. ex., un an, cinq ans) pour les différents groupes d’employés
• Revenus par employé à temps plein
• Taux de participation à l’évaluation du rendement

 

Ces mesures et d’autres données connexes peuvent servir à améliorer le rendement de l’entreprise. Les données des RH peuvent être utiles dans ces secteurs clés :

• Recrutement : L’analytique des RH peut aider à trouver les candidats idéaux pour assurer le succès de l’entreprise. Les données peuvent être utilisées pour déterminer les qualités des candidats qui permettent d’obtenir de meilleurs résultats. Vous pouvez compiler les données des candidats qui restent à l’emploi de l’entreprise et trouver les dénominateurs communs.
• Santé et sécurité : L’analytique des RH peut aider à cerner les secteurs qui posent problème en ce qui concerne la santé et la sécurité. Les données peuvent être utilisées pour déterminer les postes, les lieux de travail et les autres facteurs où le nombre d’accidents est le plus élevé.
• Rétention des employés : Les données peuvent également vous informer sur la rétention des employés. Vous pouvez utiliser l’analytique des RH pour découvrir ce qui favorise la rétention des employés.
• Lacunes en matière de talents : Les données peuvent révéler des lacunes en matière de talents au sein de l’entreprise. Par exemple, il pourrait y avoir des employés plus compétents dans un service en particulier.
• Ventes réalisées : L’analytique des RH aide à fournir des détails sur la façon de dépasser les attentes en matière de vente. Vous pouvez découvrir comment certains talents aident à favoriser un meilleur rendement des employés, ou quels programmes de formation ont entraîné un rendement immédiat en ce qui concerne les ventes.

Cinq défis de l’analytique des RH

Avant d’aborder les étapes de la mise en œuvre de l’analytique des RH, examinons les cinq principaux défis de l’application du processus. Il est primordial de trouver des façons de les gérer lorsque vous établissez l’analytique des RH au sein de votre entreprise.

1. Déluge de données

Plus votre entreprise recueille de données, plus il est difficile de les utiliser adéquatement. Les mégadonnées ne génèrent pas automatiquement de bons résultats; pour réussir, vous devez mettre en œuvre les bonnes analyses de données.

Si votre service des RH ne fait qu’obtenir beaucoup de données sans mettre d’analyse en place, vous obtiendrez des données gonflées. Et plus les données sont gonflées, moins leur utilisation est valable. Toutes les mesures que vous avez recueillies devraient être adéquatement définies et catégorisées. Vous devez définir les questions auxquelles vous souhaitez répondre avec vos données, et non simplement faire la cueillette sans objectif.

2. Qualité des données

En plus de recueillir le bon nombre de données, vous devez aussi vous concentrer sur la qualité de celles-ci. Un déluge de données peut facilement mener à des données de mauvaise qualité si vous n’établissez pas de lien significatif entre les différents ensembles de données.

Pour garantir la qualité des données, vous devez assurer l’intégrité et la sécurité des données. Le problème pour de nombreuses entreprises est que les données utilisées dans l’analytique des RH peuvent provenir de différents services de l’entreprise et, ainsi, causer des problèmes. Il se peut que les données soient ignorées, éliminées ou perdues, ou encore que les ensembles de données ne puissent pas être regroupés, ce qui peut causer une analyse inadéquate.

3. Faibles compétences en analyse dans la plupart des services des RH

Pour assurer la réussite de l’analytique des RH, l’équipe qui en est responsable doit posséder des connaissances en RH et en analyse de données. Toutefois, il est difficile de trouver des leaders des RH qui maîtrisent bien l’analyse de données.

Selon Elizabeth Craig, chercheuse universitaire à l’Accenture Institute for High Performance, le bon talent pour l’analytique des RH est rare. Elle ajoute que certains outils d’analyse des données nécessitent des compétences particulières en TI; il est alors encore plus difficile de trouver les bonnes personnes pour s’occuper du processus.

Les résultats démontrent que seulement 6 % des équipes des RH à l’échelle mondiale ont confiance en leurs compétences à utiliser l’analytique. De plus, seulement 20 % de ces équipes croient que l’utilisation des données au sein de leur entreprise était suffisamment crédible et fiable pour prendre des décisions.

4. Manque fréquent de soutien de la direction pour l’analytique des RH

Pour de nombreuses entreprises, l’analytique des RH n’est pas un processus conventionnel et manque souvent de soutien de la direction. Toutefois, afin d’assurer le fonctionnement du processus, les services des RH doivent être en mesure de convaincre les membres de la direction des avantages d’utiliser l’analytique.

Le soutien de la direction est important : il permet d’accéder à de meilleures ressources, car la mise en œuvre d’un système adéquat d’analytique des RH est coûteuse. Il peut aussi permettre un meilleur accès aux données au sein des différents services. Pour convaincre les membres de la direction, les services des RH doivent mettre l’accent sur les possibilités d’un solide RCI sur l’investissement initial.

5. Coût élevé de l’analytique des RH et RCI souvent invisible

Finalement, les entreprises doivent être conscientes du défi que représentent les coûts. En effet, le prix des outils d’analytique des RH est aussi varié que les outils offerts sur le marché. Selon un article de Data Informed, le coût d’une plateforme peut varier entre 400 000 $ et 1,5 M$ pour une entreprise comptant 5 000 employés à temps plein. Cela n’inclut pas les coûts supplémentaires liés à l’embauche de nouveaux employés pour mettre en œuvre les programmes ou à la formation des employés existants à utiliser les outils d’analytique.

De plus, le RCI pour l’analytique des RH n’est pas le plus visible, car les avantages se manifesteront au sein des différents services et au fil du temps. Par exemple, l’amélioration de la rétention du personnel ne sera pas évidente avant plusieurs années.

Le défi est de réaliser qu’une plateforme d’analytique des RH moins coûteuse ne permet pas nécessairement de réaliser plus d’économies. Des logiciels et des outils insuffisants peuvent entraîner des résultats inefficaces et incomplets; le RCI ne sera pas suffisamment élevé pour justifier l’investissement.

Cinq étapes de la mise en œuvre de l’analytique des RH

Voici les cinq étapes à suivre par votre entreprise pour mettre en œuvre l’analytique des RH.

1. Définition des questions d’affaires auxquelles répondre

En premier lieu, il est important de définir les questions d’affaires auxquelles vous souhaitez répondre. Vous ne pouvez pas commencer à recueillir des données pour ensuite les regarder aveuglément à la rechercher de corrélations.

Définissez les secteurs des RH à améliorer, notamment la diversité en milieu de travail, l’amélioration du taux de rétention des employés, le coût des formations ou la compréhension du niveau d’absence au travail. Vous devriez commencer par des problèmes simples avant de vous attaquer à des problèmes plus vastes. Par exemple, vous pourriez chercher à comprendre l’incidence des efforts des RH sur les marges de profit.

Après avoir décidé des problèmes des RH à examiner plus étroitement, commencer à définir les mesures requises pour les résoudre. Parmi les mesures des RH qui permettent de mettre en évidence le rendement des RH, comptons les suivantes :

• Taux de démission : Combien d’employés ont-ils démissionné dans une période donnée?
• Temps requis pour le recrutement : Combien de temps faut-il pour pourvoir un poste? Combien de temps faut-il pour qu’un candidat accepte un poste et devienne un employé?
• Taux de roulement des employés : Combien de nouveaux employés démissionnent-ils après un an, cinq ans, etc.?
• Diversité de la main-d’œuvre : Quelle est la proportion en pourcentage des femmes, des hommes, des groupes religieux et des ethnies?
• Revenus par employé à temps plein : Quels sont les revenus générés par employé à temps plein?
• Rémunération des heures supplémentaires : Que représente la rémunération des heures supplémentaires? À quelle fréquence sont-elles effectuées?
• Ratio d’employés permanents par rapport aux employés temporaires : Combien y a-t-il d’employés à temps plein et d’employés à temps partiel?

2. Détermination des données qui permettent de répondre à ces questions

Une fois les questions et les problèmes définis, vous pouvez déterminer les données requises pour les traiter.

Premièrement, concentrez-vous sur les données liées aux RH déjà recueillies par votre service, notamment sur le recrutement, le rendement et la relève. Votre service des RH devrait déjà surveiller ces ensembles de données courants.

Deuxièmement, commencez à recueillir des données sur l’engagement, les sondages et les entrevues de départ. Selon le nombre de données recueillies au sein de votre entreprise, vous pourriez déjà être en train de créer ces ensembles de données.

Finalement, recueillez les données auprès d’autres services et systèmes d’affaires. Commencez à obtenir des mesures importantes à partir des finances et des études de marché, notamment le roulement, les ventes réalisées, les fonds consacrés aux études de marché et la formation.

3. Mise en œuvre des outils ETL

Le service des RH doit travailler étroitement avec le service des TI, car certains logiciels et processus d’extraction de données pourraient nécessiter des compétences spécialisées en analyse de données. Par conséquent, commencez à tisser des liens plus étroits entre ces deux services.

Un élément de ce processus est la mise en œuvre des outils ETL (extraction, transformation, chargement). Ce processus vous permet d’extraire les données nécessaires d’une source que vous définissez, de les transformer dans le bon format, épuré et uniforme, puis de les charger sur votre plateforme analytique aux fins d’utilisation dans l’analyse. Certains outils peuvent mettre en œuvre ce processus de façon automatique. Bien que les employés ne possédant pas de compétences techniques peuvent utiliser ces plateformes, il pourrait être utile de demander l’aide des TI.

4. Intégration des conclusions aux activités de l’entreprise

Lorsque l’analyse des données des RH commence à générer des résultats, vous devez commencer à apporter des changements.

Par exemple, si vous avez observé la diversité de la main-d’œuvre et que vos données démontrent que vous ne recevez pas suffisamment de CV des minorités ethniques, commencez à changer votre stratégie de recrutement. Vous pourriez par exemple cibler des agences de recrutement qui cherchent des candidats issus de minorités, mener des entrevues avec des groupes minoritaires pour déterminer s’ils perçoivent votre entreprise négativement, et créer davantage d’occasions de tutorat avec les employés minoritaires.

Vous devez aussi établir un lien entre les données des RH et les autres mesures de l’entreprise. Par exemple, une diminution du nombre d’heures supplémentaires peut avoir un lien direct avec la productivité et la rentabilité. Dans le rapport de KPMG intitulé People Are the Real Numbers, on fait état de l’importance de ces liens solides. On donne l’exemple du lien entre les absences au travail et la rentabilité : même s’il est utile de faire un suivi des absences par lieu de travail ou en les comparant aux années antérieures, si les RH pouvaient aussi démontrer que l’amélioration du taux d’absentéisme a une incidence négative sur la rentabilité, les leaders des différents secteurs seraient plus enclins à constater la valeur des RH.

5. Réalisation d’analyses régulières

Finalement, l’analytique des RH devrait être réalisée régulièrement et demeurer pertinente la plupart du temps. Pour profiter des avantages du processus, il est essentiel d’établir un calendrier régulier.

Par exemple, lorsque vous définissez une question, vous voulez jeter un coup d’œil aux données des RH; vous effectuerez une analyse des données pour trouver la réponse à la question. Lorsque vous mettez en place les solutions à votre problème, évaluez-les régulièrement pour déterminer si les changements sont durables et si d’autres questions sont soulevées.

En conclusion

L’analytique des RH fait partie intégrante de la gestion des données et sa mise en œuvre peut créer un rendement positif pour l’entreprise. Toutefois, la gestion, l’analyse et l’interprétation des données ne sont pas toujours simples, et les entreprises doivent aborder l’analytique des RH étape par étape.

Pour une analytique réussie, il faut comprendre que la taille des données mesurées ne rime pas avec réussite; c’est plutôt l’incidence des données sur le processus décisionnel d’une entreprise qui mène au succès. L’influence de l’analytique des RH ne se fait pas seulement ressentir au sein des RH; elle a le potentiel de créer de la valeur dans toute l’entreprise.

 

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Utilisé avec la permission de Martin Luenendonk (www.cleverism.com). Pour consulter l’article complet (en anglais), rendez-vous au https://www.cleverism.com/beginners-guide-hr-analytics

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