2010-04-01

Les secrets pour déléguer avec succès

Mind Tools

Utiliser le pouvoir de l’aide des autres. Pourquoi les gens ne délèguent pas?

Pour déléguer correctement, il est important de comprendre pourquoi les gens evident généralement de la faire. Déléguer prend beaucoup d’efforts au début. Après tout, qu’est ce qui est plus facile? Développer et écrire le contenu d’une brochure qui promeut un nouveau service dont vous avez mené le développement, ou le faire faire par d’autres membres de votre équipe?

Vous connaissez le contenu parfaitement. Vous pourriez ressortir un descriptif des avantages en dormant. Il vous serait très simple de l’écrire. Ca pourrait même être amusant. Mais la question est la suivante : serait-ce une bonne utilisation de votre temps?

Même si à première vue, il est plus simple de le faire vous-même que d’expliquer la stratégie derrière cette brochure à quelqu’un d’autre, il y deux raisons cruciales pour lesquelles il vaut mieux déléguer cette tâche. 

Premièrement, si vous avez la capacité de mener une nouvelle campagne, il y a des chances pour que vos compétences soient mieux utilisées dans le développement ou le raffinement de la stratégie, ou même dans le développement de nouvelles idées. En faisant le travail vous-même, vous n’utilisez pas votre temps au mieux. 

Deuxièmement, en impliquant de façon significative d’autres personnes dans le projet, vous développez leurs competences et capacités. Cela veut dire que la prochaine fois qu’il y a un projet similaire, vous pourrez déléguer cette tâche avec un haut degré de confiance qu’elle sera effectuée correctement, et avec bien moins de participation de votre part.

Le fait de déléguer vous permet d’utiliser votre temps et vos compétences au mieux; et cela aide les autres personnes de votre équipe à s’améliorer pour atteindre leur plein potentiel dans l’organisation.
 
Quand déléguer?

Lorsque la délégation est faite correctement, tout le monde y gagne. Cela veut dire que vous ne pouvez pas déléguer tout et n’importe quoi. Pour déterminer quand il est justifié de déléguer, posez-vous les questions suivantes :

• Y a-t-il quelqu’un d’autre qui a (ou à qui on pourrait donner) l’information ou l’expertise nécessaire pour accomplir cette tâche? En fait, vous décidez si c’est une tâche que quelqu’un d’autre peut accomplir ou s’il est essentiel que vous l’effectuiez vous-même.
• La tâche fournit-elle l’opportunité à quelqu’un d’autre d’apprendre et de développer ses compétences?
• Est-ce une tâche qui se reproduira, sous une forme similaire dans le futur?
• Ai-je assez de temps pour déléguer ce travail efficacement? Il faut qu’il y ait suffisamment de temps pour effectuer correctement le transfert, répondre aux questions, vérifier l’avancement et refaire le travail si besoin est.
• Devrais-je déléguer cette tâche? Les tâches cruciales pour le success à long terme (par ex. recruter les bonnes personnes pour votre équipe) nécessitent vraiment votre attention.
• Si vous répondez « oui » à au moins quelques unes de ces questions, vous feriez peut-être bien de déléguer ce travail.

 

Il y a d’autres facteurs qui contribuent à votre décision de déléguer. Ceux-ci comprennent:

• Échéances et dates limites du projet
• Temps disponible pour effectuer le travail
• Temps pour refaire le travail s’il n’est fait correctement la première fois
• Conséquences de ne pas finir le projet à l’heure
• Vos attentes ou buts pour ce projet, y-compris :
  • Est-il important que les résultats soient de la plus haute qualité possible?
  • Un résultat passable suffira-t-il?
  • Un échec aura-t-il un impact important?
  • Un échec affectera-t-il de façon négative d’autres choses?
• Il faut noter que même si toutes les conditions sont réunies, il n’est tout de même pas certain que la tâche déléguée soit accomplie avec succès. Vous avez aussi besoin de considérer la personne à qui vous allez déléguer et comment vous allez le faire. à qui déléguer? Les facteurs à considérer incluent les suivants :
• L’expérience, les connaissances et les compétences de la personne (celles qui s’appliquent au projet que vous pensez déléguer).
• Quelles connaissances, competences et attitudes la personne possède-t-elle déjà?
• Avez-vous le temps et les resources pour former cette personne?

 

La façon de travailler que la personne préfère.

• Cette personne est-elle indépendante?
• Que cherche-t-elle à obtenir de son travail?
• Quels sont ses intérêts et objectifs à long terme? S’alignent-ils sur cette nouvelle tâche?

 

Le volume de travail actuel de cette personne.

• La personne a-t-elle le temps d’effectuer plus de travail?
• En conséquence de cette délégation, sera-t-il nécessaire de transférer d’autres responsabilités ou tâches?

 

Comment déléguer?
Utilisez les principes suivants pour vous guider:

Expliquez clairement le résultat escompté. Commencez avec la fin en tête et specifies les résultats escomptés.

 

Identifiez clairement les contraintes et limites. Quelles sont les lignes d’autorité et les responsabilités? La personne doit-elle : 

• Attendre qu’on lui dise ce qu’elle doit faire?
• Demander ce qu’elle doit faire?
• Recommander ce qui devrait être fait?
• Agir et donner les résultats immédiatement?
• Commencer à agir et donner des résultats périodiquement?

Lorsque vous commencez à déléguer, vous remarquerez peut-être qu’ils prennent plus de temps que vous à accomplir la tâche. C’est parce que vous êtes un expert, alors qu’ils sont en train d’apprendre. Soyez patient. Si vous avez choisi les bonnes personnes et que vous déléguez correctement, vous remarquerez que celles-ci deviendront rapidement compétentes et fiables.

Lorsque c’est possible, incluez les gens dans le processus de délégation. Donnez leur le pouvoir de décider quelles tâches doivent leur être déléguées et quand.

Ajustez le niveau de responsabilité au niveau d’autorité. Comprenez que vous pouvez déléguer certaines responsabilités, mais que vous ne pouvez déléguer la responsabilité totale. C’est vous le patron!

Déléguez au plus bas niveau organisationnel possible. Les gens qui sont les plus proches du travail sont les plus aptes à effectuer la tâche parce qu’ils connaissent le mieux les détails du travail quotidien. Cela accroit aussi l’efficacité et aide à développer les employés.

Fournissez un support adéquat et soyez disponibles pour les questions. Assurezvous de la réussite en communiquant et en vérifiant régulièrement, ainsi qu’en fournissant les ressources nécessaires; et n’oubliez pas les félicitations.

Concentrez-vous sur les résultats. Ne vous préoccupez que de ce qui est accompli, et non de la façon dont le travail est effectué. Votre manière n’est pas forcement la seule, ou même la bonne. Laissez les gens à qui vous déléguez contrôler leurs propres methods et manières. Cela facilitera la réussite et la confiance.

Évitez de déléguer « vers le haut ». S’il y a un problème, ne permettez pas à la personne de vous en renvoyer la responsabilité. Demandez-lui la solution qu’elle recommande, au lieu de simplement lui donner une réponse. Développez la motivation et l’implication. Expliquez l’impact de la réussite sur ses récompenses financières, ses opportunités futures, la reconnaissance informelle et les autres conséquences désirables. Mettez l’employé en valeur lorsqu’il le mérite.
 

Prenez et gardez le contrôle 

• Discutez des échéances et des dates limites.
• Entendez-vous sur les dates auxquelles vous vérifierez l’avancement du projet.
• Faites les ajustements nécessaires.
• Laissez-vous du temps libre pour vérifier tout travail soumis.

 

Gardez le contrôleUne fois que vous avez passé ces étapes, assurez-vous de parler aux membres de votre équipe. Expliquez-leur pourquoi ils ont été choisis pour ce travail, ce qui est attendu d’eux pendant le projet, les buts du projet, toutes les échéances et dates limites, et toutes les ressources à leur disposition. Et entendez-vous sur un échéancier pour que vous puissiez vérifier l’avancée du projet.

Enfin, assurez-vous de leur dire que vous souhaitez être tenu au courant s’il y a le moindre problème, et que vous êtes disponible pour toutes questions ou pour fournir des conseils à mesure que le projet avance.

Nous savons tous qu’en tant que gestionnaires, nous ne devrions pas microgérer.

Cependant, cela ne veut pas dire que nous devons abdiquer tout contrôle. Pour déléguer efficacement, il nous faut trouver l’équilibre (parfois délicat) entre donner suffisamment d’air pour que les gens puissent utiliser leurs aptitudes pour le meilleur effet, et les suivre de suffisamment près, pour s’assurer que le travail est fait correctement et efficacement.
 

L’importance de l’acceptation completeLorsque le travail délégué vous est livré, prenez suffisamment de temps pour le lire complètement. Si possible, n’acceptez ce travail que s’il est fini et de bonne qualité. Si vous acceptez du travail dont vous n’êtes pas satisfait, votre employé n’apprend pas à le faire correctement. Pire, cela pourrait signifier plus de travail pour vous, si vous devez le faire vous-même. Non seulement cela vous procure du travail supplémentaire, mais en plus, cela veut bien sur dire que vous avez moins de temps pour faire votre proper travail. Évidemment, si le travail qui vous est fourni est de bonne qualité, n’oubliez pas de le reconnaître et de récompenser l’employé.

En tant que meneur, vous devriez prendre l’habitude de faire des compliments à vos employés chaque fois que vous appréciez ce qu’ils font. Cet effort de votre part aidera grandement à développer l’efficacité et la confiance de vos employés en eux-mêmes. Toutes deux seront plus élevées lors de la prochaine délégation; donc tout le monde y gagne.
 

Points essentielsDéléguer parait souvent procurer plus de problèmes que ca n’en vaut la peine.

Cependant, en déléguant efficacement, vous pouvez accroitre largement la quantité de travail que vous fournissez. Lorsque vous organisez l’activité de façon à travailler sur les tâches qui ont la plus haute priorité pour vous, et à laisser vos employés travailler sur des tâches significatives et difficiles, vous avez la recette du succès.

Pour déléguer de façon efficace, choisissez les bonnes tâches, identifiez les bonnes personnes et déléguez correctement. C’est beaucoup, mais vous en ferez tellement plus lorsque vous délèguerez efficacement.

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