2012-03-21

Six principes importants pour gérer les employés éloignés

Drake Editorial Team

La technologie et les pressions des affaires mènent de plus en plus de gestionnaires à gérer des équipes qui travaillent hors du bureau ou qui sont constamment sur le terrain. Mais bien que ces gestionnaires ne puissent pas simplement aller dans le bureau d’à coté pour parler aux membres de leur équipe, ceux-ci ont tout de même toujours besoin de direction. En fait, en cas de travail éloigné, la bonne gestion est encore plus importante que dans le cadre du bureau classique avec ses postes de travail ouverts, ses salles de conférences et ses salles de pause.

Les techniques de gestion et les compétences à utiliser sont différentes pour garder des employés éloignés motivés, productifs, formés et sur la bonne voie. Bien que beaucoup de ces méthodes et compétences soient proches de celles utilisées pour gérer une équipe centralisée, les gestionnaires doivent appliquer six techniques supplémentaires pour réussir en cas d’éloignement.

1. Mieux communiquerLes gestionnaires pensent souvent qu’ils auront moins de contact avec leurs employés s’ils sont éloignés. En fait, c’est l’inverse. Les gestionnaires d’employés éloignés ont besoin de plus de communications avec ces employés, car ceux-ci peuvent se sentir isolés et avoir du mal à adopter les normes et procédures de l’entreprise. Ils peuvent également avoir un roulement plus élevé et même devenir des « loups solitaires » ne souhaitant pas travailler en équipe.

Augmenter les communications contre ces tendances et aide chaque employé à rester en cohésion avec le reste de l’entreprise. Que ce soit par courriel, texto, téléphone, fax ou à l’aide d’une boite de conserve et d’un fil, les communications sont essentielles. Les gestionnaires éloignés doivent donc s’assurer d’être disponibles pour leurs employés par plusieurs moyens.

2. Établir un certain respectLes gestionnaires éloignés font souvent l’erreur d’essayer d’établir leur crédibilité en se montrant exigeants; c’est l’approche du « parce que c’est comme ca ». Ces gestionnaires ont peur que leurs employés ne travaillent pas, et cela se traduit par une micro-gestion dominante.

Mais lorsque les gestionnaires ont le respect des employés et que ce respect est mutuel, tout va mieux. Le respect est créé lorsque les gestionnaires donnent les raisons de leurs actions, les expliquent et démontrent qu’ils apprécient les vues des employés. Cela ne veut pas dire que le gestionnaire doive obtenir un consensus, mais que faire en sorte que tout le monde souscrive au raisonnement (ou au moins, comprenne ce raisonnement) qui motive un changement fera gagner du temps à long terme.

Les gestionnaires éloignés doivent s’assurer d’être disponibles pour leurs employés par plusieurs moyens

3. Créer une culture d’équipeIl est possible que les employés éloignés n’aient même pas de bureau dans la compagnie. Il n’est donc pas surprenant qu’ils aient du mal à se sentir comme une partie intégrale de l’entreprise ou de l’équipe. Il est donc ironique que se sentir inclus soit si important pour la réussite des initiatives de la compagnie, et pour le moral et la motivation.

Les gestionnaires éloignés doivent s’appliquer à créer un esprit et une culture d’équipe parmi leurs employés. Ils peuvent le faire en promouvant la communication au sein de l’équipe, en créant des partenariats parmi les employés autour de projets et en formant des refroidisseurs d’eau virtuels, pour donner des  opportunités de rire ensemble, de bavarder et de revivre des réussites passées.


4. Responsabiliser en utilisant l’auto-surveillanceComment faire en sorte que le travail soit fait, sans micro-gérer ? C’est le pire casse-tête pour la plupart des gestionnaires éloignés. Beaucoup d’entre eux compensent la déconnexion due à l’éloignement en essayant de contrôler tous les aspects de la journée des employés. Mais c’est contre-productif parce que ca habitue les employés à être dépendants d’une gestion omniprésente, alors qu’un employé éloigné a justement besoin du contraire. Les employés éloignés doivent être capables de travailler de façon indépendante, et les gestionnaires doivent les former dans ce but.

L’élément clé pour former des employés éloignés à travailler efficacement est de les aider à s’auto-motiver en leur fournissant des objectifs détaillés, en les rendant responsables des résultats et en créant des plans individuels de responsabilité avec des systèmes d’auto-surveillance.

Les gestionnaires éloignés doivent s’appliquer à créer un esprit et une culture d’équipe parmi leurs employés.


5. FormationLa vitesse à laquelle un employé éloigné s’améliore est plus importante que celle d’un employé traditionnel, parce que le cout de formation est beaucoup plus haut. Les employés sous performants et les mauvaises embauches peuvent facilement passer inaperçus, mais peuvent s’avérer très couteuses.

L’intégration doit être complète et ajustée au poste. La formation initiale doit être encadrée par un gestionnaire ou un collègue d’équipe, afin de faire en sorte que l’employé puisse travailler de façon indépendante aussitôt que possible.

Le mentorat et la formation continus de tous les employés éloignés sont essentiels pour les garder connectés à la compagnie, à ses objectifs et à leur équipe. Ils donnent aussi l’opportunité d’identifier les problèmes de performance avant qu’ils ne s’amplifient. Les gestionnaires d’équipes de terrain doivent donc voir la formation de chaque employé comme un processus continuellement en cours et utiliser cette formation comme une opportunité de développer des relations et d’évaluer la performance.

6. Sanctionner et résoudre les conflitsRésoudre les conflits entre les membres d’une équipe éloignée peut s’avérer plus difficile, et peut prendre plus de temps parce qu’il y a moins d’opportunités de former des relations et de trouver un terrain d’entente. Eviter les bons conflits productifs est aussi très tentant pour les membres d’équipes éloignées qui n’ont pas à interagir quotidiennement.

Les gestionnaires doivent s’attaquer aux conflits rapidement avant qu’ils ne s’amplifient et ne tournent en tension au sein de l’équipe. Il est important de s’attaquer aussi aux problèmes de performance individuelle dès que possible. Certains gestionnaires éloignés essaient d’ignorer ces problèmes jusqu'à un moment plus opportun (« loin des yeux, loin du cœur »), mais cela peut avoir un effet dévastateur sur le moral de l’équipe.

Il n’est pas nécessaire de joncher la gestion d’un employé éloigné de transitions difficiles pour l’employé ou la compagnie. En sachant en quoi la gestion d’un employé éloigné est différente de celle d’un employé classique, et en mettant en place les compétences uniques décrites plus haut, les compagnies peuvent faire face aux défis et réussir.
 
Réimprimé avec la permission de Jenny Douras, directrice de la formation chez Mission Critical  Systems. Elle gère et forme des équipes éloignées depuis plus de vingt ans. Pour de plus amples informations sur la gestion des employés éloignés, veuillez visiter http://www.mcstech.net/professional-development/management/managing-remote-employees.cfm; 303 383-1627.

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